Service: WorkstyleOS Portal, Hot Desking

User: Administrator

 

This page describes the settings of spots to enable you to properly check the distribution rate and the share (occupancy rate) of the spots on the check-in screen of WorkstyleOS Portal.

NOTE
- For the basic operation of registering and editing spots, 
please refer to "Register and Edit Spots".
- For how to check the distribution and occupancy of spots on the check-in screen, 
see "スポットのチェックイン状況を確認する".

Set up a hierarchical structure for spots

Configure settings to check the attendance rate

For example, in the image below, you can check the attendance rate of the entire organization by adding up the distribution rate of the "Kobe Office" and the "Tokyo Office".

 

When we create a spot called "Office" as the top spot for "Kobe Office" and "Tokyo Office", we can check the attendance rate of the entire organization at a glance.

 

Please set the hierarchical structure of the spots after considering the maximum units to check the distribution and the occupancy.

NOTE
You can change the hierarchical structure of spots after you create and start using them.
Please refer to "スポット一覧画面".

 

Set the number of people who can use a spot at the same time

In order to display the occupancy correctly, you need to set the number of people who can use the spot at the same time.

 

Configure settings to display occupancy correctly

This article explains the basic setting to display the occupancy rate, using the spot "Tokyo Office" as an example.

 

The "Tokyo Office" is created as a spot with the following four layers.

 

First, set the spot capacity for simultaneous uses for each spot.

 

In the "Tokyo Office", each meeting room has a capacity of 4 people, and each seat has a capacity of 1 person (as shown in red below).

 

For a spot that cannot be checked in, set the value to be the sum of the number of people who can use the spot at the same time.

 

「執務室」には座席が４つ存在するため、同時利用可能人数を４名として設定します。

「1F」には４名上限の会議室が２つと４名上限の執務室が１つ存在するため、同時利用可能人数を１２名として設定します。

「Tokyo Office」にはフロアが１つしかないため、「Tokyo Office」の同時利用可能人数も１２名として設定します。

 

以上が占有率を確認できるようにするための、基本的な同時利用可能人数の設定方法です。

 

「密」を可視化する設定をする

オフィスやフロアの同時利用可能人数を、子スポットの合計値ではなくあえて少ない人数を設定することで、「密」を可視化し、避けるよう注意喚起ができます。

 

下図では、４名上限の会議室が２つと４名上限の執務室が１つでフロア全体としては１２名のキャパシティがあるものの、フロア全体の同時利用可能人数を５名として設定しています。

補足
・オフィスやフロアに設定した同時利用可能人数にもとづいて、子スポットの予約、チェックインの操作を制限することはできません。
　チェックイン画面上での占有率の表示のための設定です。
　予約、チェックインの可否は、チェックインする対象のスポットの同時利用可能人数にしたがいます。

 

リモートなど人数上限を設けないスポットを設定する

リモートワークなど、人数上限が存在しないもしくは敢えて上限を設けないスポットを利用する場合は、同時利用可能人数を０名で設定します。

 

同時利用可能人数を０人（無制限）に設定しているスポットでは、占有率は表示されず、チェックイン中の人数だけが表示されます。