対象サービス： WorkstyleOS Portal 、ACALL RECEPTION

対象者：利用者

 

本ページでは、WorkstyleOS のイベント機能の利用方法を説明します。

 

イベントとは

WorkstyleOS のイベント機能では、セミナー、勉強会、株主総会など、多数の人が参加する行事を「イベント」として作成し、イベント参加者の入退場記録を残すことができます。

• WorkstyleOS にイベント・参加者情報を登録して、参加者へイベント招待コードを送付
• イベント専用の入退場操作のメニューを設定した受付端末を用意
• 参加者は受付端末にイベント招待コードをかざしてイベントへ入退、退場
• イベントの参加状況はリアルタイムで確認可能、CSV としてダウンロード可能

 

 

イベントを作成する

WorkstyleOS Portal のサイドメニューから [ 来客 ] > [ イベント ] をクリックします。

画面右上の三点リーダーをクリックし、[ 新規イベント作成 ] をクリックします。

補足
・画面右上の [ +新規追加 ] > [ イベント ] からも追加できます。

 

 [ 詳細 ] の各項目を入力・選択し、[ 作成する ] をクリックします。

 

イベントの項目

注意
・（＊）は必須項目です
・１つのイベントに対して、複数の開催日時を登録できます

項目	説明
イベント名（＊）	イベント名を入力します。
日付（＊）	イベントの開催日を入力します。
開始時間（＊）	イベントの開始時間を入力します。
終了時間（＊）	イベントの終了時間を入力します。
	クリックすると、イベント開催日時の欄が追加されます。
入場可能時間	イベントの開始時間の何分前から受付端末（ACALL RECEPTION）で受付できるようにするか、分数を入力します。
担当者（＊）	イベントの担当者を設定します。　※複数名可 担当者は自身が担当のイベントを編集、削除できます。 ※管理者はすべてのイベントを編集、削除できます。
イベント概要	イベントの概要を入力します。（1000文字まで）

 

登録したイベントは、イベント一覧に表示されます。

 

イベント画面の表示項目

項目	説明
期間	イベント開催日を選択して、イベントの一覧を絞り込みます。
ワード検索	ワードを入力して、タイトルでイベントの絞り込みができます。
イベント名	イベントのタイトルが表示されます。
担当者	イベントの担当者が表示されます。
開催日時	開催日時が表示されます。 複数日時にわたって開催される場合は、すべての日時が一覧で表示されます。
入館済み	参加予定の人数と、実際に参加した人数が表示されます。
入場可能時間	イベントの開始時間の何分前から受付端末（ACALL RECEPTION）で受付可能であるかが表示されます。
通知	参加者宛にイベント招待メールを送信できます。
編集	イベントの編集画面を開きます。

 

イベントの参加者を登録する

イベントの参加者を登録するには、「参加者を一人ずつ登録する」方法と、「CSV で参加者を一括インポートする」方法の2つの登録方法があります。

 

参加者を一人ずつ登録する

イベントを作成後、[ 期間 ] でイベント開催日を入力し、参加者を登録したいイベントの編集（鉛筆マーク）をクリックします。

 

[ 参加者 ] タブをクリックし、[ +参加者を追加する ] をクリックします。

 

「参加者の編集」の各項目を入力し、[ 保存 ] をクリックします。

 

参加者の入力項目

注意
・（＊）は必須項目です

項目	説明
名前（＊）	参加者の名前を入力します。
会社名	参加者の会社名を入力します。
メールアドレス	参加者のメールアドレスを入力します。
参加日（＊）	参加する日時を選択します。 複数日時を選択できます。
備考	参加者に関する備考を入力します。 ※参加者には表示されません。社内共有用のメモとしてご利用いただけます。
メッセージ	参加者が受付端末（ACALL RECEPTION）にイベント招待コード（QR）をかざして受付処理をおこなった時に、参加者に対して表示するメッセージを入力します。 ※入館証印刷を設定している場合、１回目の受付では表示されません。

 

登録した参加者が、参加者一覧に表示されます。

続けて参加者を追加する場合は、［ +参加者を追加する ］をクリックし、追加します。

終了する場合は、［ キャンセル ］をクリックします。

 

参加者の表示項目

項目	説明
参加者を追加する	参加者登録画面をポップアップ表示します。
三点リーダー	以下のインポート・ダウンロードのメニューを選択できます。 参加者のインポート 参加者のエクスポート イベント招待コード一括ダウンロード 入退場記録ダウンロード
メールアドレス	参加者のメールアドレスを入力します。 メールでイベント招待コード（QR）を送付する場合は、メールアドレスの登録が必要です。
参加日	参加する日時を選択します。 複数日時の選択が可能です。
備考	参加者に関する備考を入力します。 ※参加者には表示されません。社内共有用のメモとしてご利用いただけます。
メッセージ	参加者が受付端末（ACALL RECEPTION）にイベント招待コード（QR）をかざして受付処理をおこなった時に、参加者に対して表示するメッセージを入力します。 ※入館証印刷を設定している場合、１回目の受付では表示されません。

 

CSV で参加者を一括インポートする

参加者タブの三点リーダーをクリックし、[ 参加者のインポート ] をクリックします。

 

[ CSV テンプレートをダウンロード ] をクリックし、インポート用のテンプレートファイルをダウンロードします。

 

ダウンロードした テンプレートファイルを開き、登録したい参加者の情報を記入して保存します。

注意
・既に登録されている参加者の情報を変更したい場合は、テンプレートファイルを利用するのではなく、
　[ 参加者のエクスポート ] から参加者 CSV ファイルをダウンロードして、
　入場時間・退場時間の列を削除してご利用ください。
　参加者番号は変更せず、変更箇所を更新したものをインポートすることで更新ができます。
・既存の参加者の任意項目を空欄にした場合は、空欄で登録されます。

 

参加者インポート CSV ファイルフォーマット

項目	内容
参加者番号	参加者を新規で登録する場合は空欄にします。 [ 参加者のエクスポート ] からダウンロードした参加者 CSV ファイルには、参加者番号が入力されています。 参加者番号はインポート時のキーとなるため、変更せずにご利用ください。
名前（＊）	参加者の名前を入力します。
メールアドレス	参加者のメールアドレスを入力します。 登録したメールアドレス宛に、一括でイベント招待コード（QR）を送付できます。
会社名	参加者の会社名を入力します。
メッセージ	参加者が受付端末（ACALL RECEPTION）にイベント招待コード（QR）をかざして受付処理をおこなった時に、参加者に対して表示するメッセージを入力します。
備考	参加者に関する備考を入力します。 ※参加者には表示されません。社内共有用のメモとしてご利用いただけます。
参加日時（＊）	参加者の参加日時を入力します。 複数日程に参加する場合は、「|」区切りで複数日時を入力します。 例）2021/09/16 17:00 〜 18:00 | 2021/09/17 17:00 〜 18:00

 

[ アップロードするCSVファイルを選択してください ] をクリックし、CSV ファイルを選択してインポートします。

 

参加者をエクスポートする

参加者タブの三点リーダーをクリックし、[ 参加者のエクスポート ]をクリックします。

参加者エクスポートCSVファイルフォーマット

項目	内容
参加者番号	参加者番号が表示されます。
名前	参加者名が表示されます。
メールアドレス	参加者が表示されます。
会社名	参加者の会社名が表示されます。
メッセージ	参加者が受付端末（ACALL RECEPTION）にイベント招待コード（QR）をかざして受付処理をおこなった時に、参加者に対して表示するメッセージを入力します。
備考	参加者に関する備考が表示されます。 社内共有用のメモで、参加者には表示されません。
参加日時	参加者の参加日時が表示されます。 複数日程に参加する場合は、「|」区切りですべての日程が表示されます。
入場時間	参加者が受付端末（ACALL RECEPTION）のイベント入場メニューからチェックインした日時が表示されます。 複数回入場した場合は、「|」区切りですべての入場時間が表示されます。
退場時間	参加者が受付端末（ACALL RECEPTION）のイベント退場メニューからチェックインした日時が表示されます。 複数回退場した場合は、「|」区切りですべての退場時間が表示されます。

 

参加者へイベント招待コードを送付する

参加者へメールでイベント招待コードを送付する

イベント画面で、該当のイベントの通知アイコンをクリックします。

 

参加日を選択して、イベント招待コード（QR）を送付する参加者を選択します。

 

参加者全員に送信する場合、[ 全選択 ] にチェックを入れます。

送付先を選択する場合は、それぞれの参加者にチェックを入れ、[ メール作成へ  ] をクリックします。

 

メールタイトルと本文を入力して、[ 送信 ] をクリックします。

注意
・確認画面は表示されません。
　送信先・タイトル・本文が正しいことを確認してから、[ 送信 ] をクリックしてください。

参加者にイベント招待コード付きメールが送信されます。

補足
・イベント招待コード付きメールはテキスト形式のメールとして送信されます。
　HTML 招待メールとして送付したい場合は、次の「イベント招待コードをダウンロードする」で
　ダウンロードした画像ファイルを HTML メールに添付して送付してください。

 

イベント招待コードをダウンロードする

イベント招待コード（QR）は、１コード１画像ファイルとしてダウンロードできます。

画像ファイルとしてダウンロードしたイベント招待コード（QR）を、HTML 招待メールに添付して送付する、または、カードに印刷して郵送で招待することができます。

 

特定のイベント招待コード（QR）をダウンロードしたい場合は、イベントの編集画面の参加者タブから、QR コードのマークをクリックして、[ ダウンロード ] をクリックします。

 

イベント招待コード（QR）を一括でダウンロードしたい場合は、イベントの編集画面の参加者タブから、三点リーダーをクリックし、[ イベント招待コード一括ダウンロード ] をクリックします。

 

イベント招待コード（QR）が、zipファイルとしてダウンロードされます。

zipファイルを解凍すると、ファイル名「参加者番号_参加者名前.png」の QR コードを取得できます。

 

イベント用の受付端末（iPad）を用意する

ACALL RECEPTION のイベント受付メニューを設定する

イベントの受付の際は ACALL RECEPTION のイベント専用メニューを設定する必要があります。

デバイス設定に関する基本説明は「受付iPadのメニューをカスタマイズする」をご覧ください。

 

WorkstyleOS Portal のサイドメニューから [アプリ設定] > [ACALL RECEPTION] をクリックして、設定したいデバイスの編集（鉛筆マーク）をクリックします。

 

「メニュー構成」の設定で、イベントの受付・入場処理を行うための「イベント入場」アクションと、イベントの退場処理を行うため「イベント退場」アクションを設定します。

アクションを設定後、[ 更新する ] をクリックします。

補足
・入館証印刷オプションをご利用の場合、「イベント入場」メニューで入館証の印刷ができます。
　入館証に印刷される QR コードは、イベント招待コードと同一の QR コードです。
　ご利用の場合は、「入館証・入館用紙を印刷する」をご確認ください。
・ゲート連携（モジュール）オプションをご契約いただいている場合、
 「イベント入場」「イベント退場」メニューでゲートの解錠ができます。
　ゲート連携のご利用をご希望のお客さまは「お問い合わせフォーム」よりご連絡ください。　

 

ACALL RECEPTION のデバイスを受付端末（iPad）と接続する

設定した ACALL RECEPTION のデバイスで PIN コードを発行して iPad と接続します。

PIN コードの発行および接続方法は「ACALL RECEPTIONをインストールする」をご覧ください。

 

受付端末（iPad）を設置する

ACALL RECEPTION のデバイスと接続した受付端末（iPad）を受付に設置します。

 

イベントを開催する

受付して参加者の入場を記録する

イベントの参加者が、ACALL RECEPTION の「イベント入場」メニューをタップすると、QR コードの読み取り画面が開きます。

 

イベント招待コード（QR）をカメラにかざすと、入場処理が行われ、入場完了の画面が表示されます。

[ OK ] ボタンをタップすると、QR コードの読み取り画面に戻ります。

「イベント入場」メニューに入館証印刷を設定をしている場合は、イベントの初回入場処理の完了とともに入館証が印刷されます。2回目以降は印刷されません。複数日のイベントでご利用される場合は、カードホルダーに入れて入館証を利用するなど運用対応をお願いします。

 

補足
・WorkstyelOS Portal から入館証を印刷することもできます。
　イベントの編集画面の参加者タブから、入場済みの参加者の印刷ボタンをクリックします。
　印刷画面がポップアップ表示されるので、印刷するデバイスと入館証を選択して印刷してください。

 

参加者の退場を記録する

イベントの参加者が、ACALL RECEPTION の「イベント退場」メニューをタップすると、QR コードの読み取り画面が開きます。

イベント招待コード（QR）をカメラにかざすと、退場処理が行われ、退場完了の画面が表示されます。

 

リアルタイムでイベントの参加状況を確認する

WorkstyleOS Portal のイベント一覧から、リアルタイムでイベントの参加状況を確認できます。

補足
・ACALL RECEPTION における入退場の処理はリアルタイムで WorkstyleOS に連携されますが、
　イベント一覧の画面は自動更新されないため、手動でブラウザの画面をリロードしてください。

 

参加者の入退場記録を確認する

参加者の入退場時刻の一覧を CSV ファイルとしてダウンロードできます。

 

イベントの編集画面の参加者タブから、三点リーダーをクリックし、[ 入退場記録ダウンロード ] をクリックします。

 

入退館記録CSVファイルフォーマット

項目	内容
名前	参加者の名前が表示されます。
メールアドレス	参加者が表示されます。
会社名	参加者の会社名が表示されます。
デバイス	入場、または、退場の処理をおこなった、受付アプリ（ACALL RECEPTION）のデバイス名が表示されます。
種別	入場／退場　のいずれかが表示されます。
時刻	入場、または、退場した日時が表示されます。