本ページでは、Acall のイベント機能の利用方法を説明します。

 

イベントとは

Acall のイベント機能では、セミナー、勉強会、株主総会など、多数の人が参加する行事を「イベント」として作成し、イベント参加者の入退場記録を残すことができます。

• Acall にイベント・参加者情報を登録して、参加者へイベント招待コードを送付
• イベント専用の入退場操作のメニューを設定した受付端末を用意
• 参加者は受付端末にイベント招待コードをかざしてイベントへ入退、退場
• イベントの参加状況はリアルタイムで確認可能、CSV としてダウンロード可能

 

 

イベントを作成する

Acall Portal のサイドメニューから [ ゲスト ] > [ イベント ] をクリックします。

画面右上の三点リーダーをクリックし、[ 新規イベント作成 ] をクリックします。

💡 補足
画面右上の [ +新規追加 ] > [ イベント ] でも、イベントを作成できます。

 

 [ 詳細 ] の各項目を入力・選択し、[ 作成する ] をクリックします。

 

イベントの項目

⚠︎注意
・（＊）は必須項目です
・１つのイベントに対して、複数の開催日時を登録できます

項目	説明
イベント名（＊）	イベント名を入力します。
日付（＊）	イベントの開催日を入力します。
開始時間（＊）	イベントの開始時間を入力します。
終了時間（＊）	イベントの終了時間を入力します。
	クリックすると、イベント開催日時の欄が追加されます。
入場可能時間	イベントの開始時間の何分前から受付端末（Acall Reception）で受付できるようにするか、分数を入力します。
担当者（＊）	イベントの担当者を設定します。　※複数名可 担当者は自身が担当のイベントを編集、削除できます。 ※管理者はすべてのイベントを編集、削除できます。
イベント概要	イベントの概要を入力します。（1000文字 まで）

 

登録したイベントは、 [ ゲスト ] > [ イベント ] に表示されます。

 

イベント画面の表示項目

項目	説明
期間	イベント開催日を選択して、イベントの一覧を絞り込みます。
ワード検索	ワードを入力して、タイトルでイベントの絞り込みができます。
イベント名	イベントのタイトルが表示されます。
担当者	イベントの担当者が表示されます。
開催日時	開催日時が表示されます。 複数日時にわたって開催される場合は、すべての日時が一覧で表示されます。
入館済み	参加予定の人数と、実際に参加した人数が表示されます。
入場可能時間	イベントの開始時間の何分前から受付端末（Acall Reception）で受付可能であるかが表示されます。
通知	参加者宛にイベント招待メールを送信できます。
編集	イベントの編集画面を開きます。

 

イベントの参加者を登録する

イベントの参加者を登録するには、「参加者を一人ずつ登録する」方法と、「CSV で参加者を一括インポートする」方法の 2つ の登録方法があります。

 

参加者を一人ずつ登録する

イベントを作成後、[ 期間 ] でイベント開催日を入力し、参加者を登録したいイベントの編集（鉛筆マーク）をクリックします。

 

[ 参加者 ] タブをクリックし、[ + 参加者を追加する ] をクリックします。

 

「参加者の編集」の各項目を入力し、[ 保存 ] をクリックします。

 

参加者の入力項目

⚠︎注意
・（＊）は必須項目です

項目	説明
名前（＊）	参加者の名前を入力します。
会社名	参加者の会社名を入力します。
メールアドレス	参加者のメールアドレスを入力します。
参加日（＊）	参加する日時を選択します。 複数日時を選択できます。
備考	参加者に関する備考を入力します。 ※参加者には表示されません。社内共有用のメモとしてご利用いただけます。
メッセージ	参加者が受付端末（Acall Reception）にイベント招待コード（QR）をかざして受付処理をおこなった時に、参加者に対して表示するメッセージを入力します。 ※入館証印刷を設定している場合、1回目 の受付では表示されません。

 

登録した参加者が、参加者一覧に表示されます。

続けて参加者を追加する場合は、［ +参加者を追加する ］をクリックし、追加します。

終了する場合は、［ キャンセル ］をクリックします。

 

参加者の表示項目

項目	説明
参加者を追加する	参加者登録画面をポップアップ表示します。
三点リーダー	以下のインポート・ダウンロードのメニューを選択できます。 参加者のインポート 参加者のエクスポート イベント招待コード一括ダウンロード 入退場記録ダウンロード
メールアドレス	参加者のメールアドレスを入力します。 メールでイベント招待コード（QR）を送付する場合は、メールアドレスの登録が必要です。
参加日	参加する日時を選択します。 複数日時の選択が可能です。
備考	参加者に関する備考を入力します。 ※参加者には表示されません。社内共有用のメモとしてご利用いただけます。
メッセージ	参加者が受付端末（Acall Reception）にイベント招待コード（QR）をかざして受付処理をおこなった時に、参加者に対して表示するメッセージを入力します。 ※入館証印刷を設定している場合、1回目 の受付では表示されません。

 

CSV で参加者を一括インポートする

参加者タブの三点リーダーをクリックし、[ 参加者のインポート ] をクリックします。

 

[ CSV テンプレートをダウンロード ] をクリックし、インポート用のテンプレートファイルをダウンロードします。

 

ダウンロードした テンプレートファイルを開き、登録したい参加者の情報を記入して保存します。

⚠︎注意
既に登録されている参加者の情報を変更したい場合は、テンプレートファイルを利用するのではなく、[ 参加者のエクスポート ] から参加者 CSV ファイルをダウンロードして、入場時間・退場時間の列を削除してご利用ください。
参加者番号は変更せず、変更箇所を更新したものをインポートすることで更新ができます。
既存の参加者の任意項目を空欄にした場合は、空欄で登録されます。

 

参加者インポート CSV ファイルフォーマット

項目	内容
参加者番号	参加者を新規で登録する場合は空欄にします。 [ 参加者のエクスポート ] からダウンロードした参加者 CSV ファイルには、参加者番号が入力されています。 参加者番号はインポート時のキーとなるため、変更せずにご利用ください。
名前（＊）	参加者の名前を入力します。
メールアドレス	参加者のメールアドレスを入力します。 登録したメールアドレス宛に、一括でイベント招待コード（QR）を送付できます。
会社名	参加者の会社名を入力します。
メッセージ	参加者が受付端末（Acall Reception）にイベント招待コード（QR）をかざして受付処理をおこなった時に、参加者に対して表示するメッセージを入力します。
備考	参加者に関する備考を入力します。 ※参加者には表示されません。社内共有用のメモとしてご利用いただけます。
参加日時（＊）	参加者の参加日時を入力します。 複数日程に参加する場合は、「|」区切りで複数日時を入力します。 例）2021/09/16 17:00 〜 18:00 | 2021/09/17 17:00 〜 18:00 ※「〜」は、「波ダッシュ」または「全角チルダ」のどちらも使用できます。

 

[ アップロードするCSVファイルを選択してください ] をクリックし、CSV ファイルを選択してインポートします。

 

参加者をエクスポートする

参加者タブの三点リーダーをクリックし、[ 参加者のエクスポート ]をクリックします。

参加者エクスポート CSV ファイルフォーマット

項目	内容
参加者番号	参加者番号が表示されます。
名前	参加者名が表示されます。
メールアドレス	参加者が表示されます。
会社名	参加者の会社名が表示されます。
メッセージ	参加者が受付端末（Acall Reception）にイベント招待コード（QR）をかざして受付処理をおこなった時に、参加者に対して表示するメッセージを入力します。
備考	参加者に関する備考が表示されます。 社内共有用のメモで、参加者には表示されません。
参加日時	参加者の参加日時が表示されます。 複数日程に参加する場合は、「|」区切りですべての日程が表示されます。
入場時間	参加者が受付端末（Acall Reception）のイベント入場メニューからチェックインした日時が表示されます。 複数回入場した場合は、「|」区切りですべての入場時間が表示されます。
退場時間	参加者が受付端末（Acall Reception）のイベント退場メニューからチェックインした日時が表示されます。 複数回退場した場合は、「|」区切りですべての退場時間が表示されます。

 

参加者へイベント招待コードを送付する

参加者へメールでイベント招待コードを送付する

イベント画面で、該当のイベントの通知アイコンをクリックします。

 

参加日を選択して、イベント招待コード（QR）を送付する参加者を選択します。

 

参加者全員に送信する場合、[ 全選択 ] にチェックを入れます。

送付先を選択する場合は、それぞれの参加者にチェックを入れ、[ メール作成へ  ] をクリックします。

 

メールタイトルと本文を入力して、[ 送信 ] をクリックします。

⚠︎注意
確認画面は表示されません。
送信先・タイトル・本文が正しいことを確認してから、[ 送信 ] をクリックしてください。

参加者にイベント招待コード付きメールが送信されます。

💡 補足
イベント招待コード付きメールはテキスト形式のメールとして送信されます。
HTML 招待メールとして送付したい場合は、次の「イベント招待コードをダウンロードする」でダウンロードした画像ファイルを HTML メールに添付して送付してください。

 

イベント招待コードをダウンロードする

イベント招待コード（QR）は、1コード 1画像ファイル としてダウンロードできます。

画像ファイルとしてダウンロードしたイベント招待コード（QR）を、HTML 招待メールに添付して送付する、または、カードに印刷して郵送で招待することができます。

 

特定のイベント招待コード（QR）をダウンロードしたい場合は、イベントの編集画面の参加者タブから、QR コードのマークをクリックして、[ ダウンロード ] をクリックします。

 

イベント招待コード（QR）を一括でダウンロードしたい場合は、イベントの編集画面の参加者タブから、三点リーダーをクリックし、[ イベント招待コード一括ダウンロード ] をクリックします。

 

イベント招待コード（QR）が、zip ファイルとしてダウンロードされます。

zip ファイルを解凍すると、ファイル名「参加者番号_参加者名前.png」の QRコードを取得できます。

 

イベント用の受付端末（iPad）を用意する

Acall Reception のイベント受付メニューを設定する

イベントの受付の際は Acall Reception のイベント専用メニューを設定する必要があります。

デバイス設定に関する基本説明は「受付iPadのメニューをカスタマイズする」をご覧ください。

 

Acall Portal のサイドメニューから [ アプリ設定 ] > [ Acall Reception ] をクリックして、設定したいデバイスの編集（鉛筆マーク）をクリックします。

 

「メニュー構成」の設定で、イベントの受付・入場処理を行うための「イベント入場」アクションと、イベントの退場処理を行うため「イベント退場」アクションを設定します。

アクションを設定後、[ 更新する ] をクリックします。

💡 補足
入館証印刷オプションをご利用の場合、「イベント入場」メニューで入館証の印刷ができます。
入館証に印刷される QR コードは、イベント招待コードと同一の QR コードです。
ご利用の場合は、「入館証・入館用紙を印刷する」をご確認ください。

💡 補足
ゲート連携（モジュール）オプションをご契約いただいている場合、「イベント入場」「イベント退場」メニューでゲートの解錠ができます。
ゲート連携のご利用をご希望のお客さまは「お問い合わせフォーム」よりご連絡ください。　

 

Acall Reception のデバイスを受付端末（iPad）と接続する

設定した Acall Reception のデバイスで PIN コードを発行して iPad と接続します。

PIN コードの発行および接続方法は「Acall Reception をインストールする」をご覧ください。

 

受付端末（iPad）を設置する

Acall Reception のデバイスと接続した受付端末（iPad）を受付に設置します。

 

イベントを開催する

受付して参加者の入場を記録する

イベントの参加者が、Acall Reception の「イベント入場」メニューをタップすると、QRコードの読み取り画面が開きます。

 

イベント招待コード（QR）をカメラにかざすと、入場処理が行われ、入場完了の画面が表示されます。

[ OK ] ボタンをタップすると、QRコードの読み取り画面に戻ります。

「イベント入場」メニューに入館証印刷を設定をしている場合は、イベントの初回入場処理の完了とともに入館証が印刷されます。2回目 以降は印刷されません。複数日のイベントでご利用される場合は、カードホルダーに入れて入館証を利用するなど運用対応をお願いします。

 

💡 補足
Acall Portal から入館証を印刷することもできます。
イベントの編集画面の参加者タブから、入場済みの参加者の印刷ボタンをクリックします。
印刷画面がポップアップ表示されるので、印刷するデバイスと入館証を選択して印刷してください。

 

 

参加者の退場を記録する

イベントの参加者が、Acall Reception の「イベント退場」メニューをタップすると、QR コードの読み取り画面が開きます。

イベント招待コード（QR）をカメラにかざすと、退場処理が行われ、退場完了の画面が表示されます。

 

リアルタイムでイベントの参加状況を確認する

Acall Portal のイベント一覧から、リアルタイムでイベントの参加状況を確認できます。

💡 補足
Acall Reception における入退場の処理はリアルタイムで Acall Portal に連携されますが、イベント一覧の画面は自動更新されないため、手動でブラウザの画面をリロードしてください。

 

参加者の入退場記録を確認する

参加者の入退場時刻の一覧を CSV ファイルとしてダウンロードできます。

 

イベントの編集画面の参加者タブから、三点リーダーをクリックし、[ 入退場記録ダウンロード ] をクリックします。

 

入退館記録CSVファイルフォーマット

項目	内容
名前	参加者の名前が表示されます。
メールアドレス	参加者が表示されます。
会社名	参加者の会社名が表示されます。
デバイス	入場、または、退場の処理をおこなった、受付アプリ（AcallReception）のデバイス名が表示されます。
種別	入場／退場　のいずれかが表示されます。
時刻	入場、または、退場した日時が表示されます。