本ページでは、Acall Portal の「ゲストチェックイン」画面の利用方法を説明します。

 

ゲストチェックインとは

ゲストチェックインの画面には、以下のデータが一覧表示されます。

• ワークスペースの予約（社内／来客）情報
• Acall Reception による定期パスおよびアポイント無しの来客情報

💡 補足
・スポットの予約情報は表示されません。
・Acall Meeting からの即時利用は表示されません。
・企業設定や予約内容、権限によっては、表示されない場合があります。

 

チェックイン画面の表示内容

項目	説明
①	予約を日付指定で絞り込みます。
②	ゲスト・担当者の表示を切り替えます。 ON：ゲスト・担当者を全員表示します。 OFF：ゲスト・担当者を 1名 だけ表示し、2人目以降は折りたたんで表示します。 　※画面をリロードしても ON / OFF の選択が保持されます。
③	データの種類（社内 / 来客 / アポ無し / キャンセル / 定期パス / 自分の予定のみ）で絞り込みます。 　※画面をリロードしても 選択した絞り込み項目が保持されます。 　※複数選択した場合は OR 検索になります。 　※定期パスを無効にしている場合、選択肢に定期パスは表示されません。
④	以下の項目に対して、任意のキーワードでデータの一覧を絞り込みます。 タイトル、ゲスト企業名、ゲストの名前、ゲストメールアドレス、会議室・備品、担当者の名前
⑤	画面をリロードして最新のデータを表示します。
⑥	絞り込み結果に該当するデータが一覧表示されます。
⑦	一覧上に表示する項目（列）の表示 / 非表示の選択と並び替えができます。 　※画面をリロードすると、項目の表示 / 非表示の選択は保持され、項目（列）の並び替えはリセットされます。
⑧	１ページ上に表示される最大件数を指定します。
⑨	データの件数が表示されます。 １ページ上に表示される最大件数を超えるデータがある場合、次のページへ移動できます。

 

ゲストチェックインの表示項目

項目	内容
詳細	予約の詳細画面が表示されます。
スケジュール ※1	社内・来客：予約の開始時間、終了時間が表示されます。 アポ無し・定期パス：ゲストが受付で呼び出した日時が表示されます。   繰り返し予約の場合、予定時間の前に繰り返しマークが表示されます。   ワークスペースの「チェックイン/アウト方法」が設定されているワークスペースで、予約が会議中（開始済み）の場合、予定時間の下に 会議中 と表示されます。   Acall Portal でチェックイン可能な予約は、次のラベルが表示されます。
来客・社内 ※1	データの種類が表示されます。   社内会議   来客会議   「チェックイン/アウト方法」が設定されているワークスペースで、会議を開始せず自動キャンセルされた社内会議もしくは来客会議   Acall Reception によるアポイント無しの来客   Acall Reception による定期パスの来客
タイトル ※1	社内・来客：予約のタイトルが表示されます。 アポ無し・定期パス：ゲストが受付端末で選択したメニューが表示されます。
ゲスト	社内・来客：予約に登録されているゲストが表示されます。 アポ無し：表示されません。 定期パス：登録されているゲスト名が表示されます。   ゲストが複数名いる場合は [ 他○名 ] / [ 閉じる ] が表示され、クリックで展開 / 折りたたんで表示されます。
入館カード貸出 ※2	入館カードの貸出登録をします。
入館人数 ※1	ゲストの人数と、入館処理済みのゲストの人数が表示されます。
退館人数 ※1	ゲストの人数と、退館処理済みのゲストの人数が表示されます。
担当者	社内・来客：予約の担当者が表示されます。 アポなし：ゲストが受付端末から呼び出した担当者が表示されます。   アイコンをクリックすると以下の項目担当が表示されます。 メールアドレス 電話番号 ※2 音声通知電話番号 ※2 内線番号 ※2 グループ 追加情報 担当者が複数名いる場合は [ 他○名 ] / [ 閉じる ] が表示され、クリックで展開 / 折りたたんで表示されます。
応対者	最初に来客通知に対応した担当者が表示されます。
会議室と備品	社内・来客：予定作成時に選択した会議室 or 備品が表示されます。 アポなし：表示されません。 定期パス：表示されません。

💡 補足
※1 各項目名をクリックすることで並べ替えできます。
※2 オプション設定や契約をしている場合に表示されます。

 

予約をチェックイン/アウト、延長する

予約の [ 詳細 ] アイコンをクリックし、[ ステータス ] タブで予約をチェックイン/アウト、延長します。

 

💡 補足
詳細は「Acall Portal からワークスペースの予約をチェックイン/アウト、延長する」をご確認ください。

 

予約（来客・社内）を編集する

💡 補足
・「来客」「社内」に対して操作できます。
・利用者は、自身が作成した予約のみ編集できます。

 

編集する予約の [ 詳細 ] アイコンをクリックします。

 

[ 詳細 ] タブを開き、予約を編集します。

 

[ 更新する ] をクリックします。

💡 補足
予約の入力内容は「Acall Portal からワークスペースを予約する」をご参照ください。

 

予約（来客・社内）を削除する

💡 補足
・「来客」「社内」に対して操作できます。
・利用者は、自身が作成した予約のみを編集できます。
・過去の予約は削除できません。

 

削除する予約の [ 詳細 ] アイコンをクリックします。

 

[ 詳細 ] タブを開きます。

 

[ 削除する ] をクリックし、表示されるポップアップで [ OK ] をクリックします。

 

ゲストにアポイントコードを送付する

💡 補足
「来客」に対して操作できます。

 

アポイントコードを送付する予約の [ 詳細 ] アイコンをクリックします。

 

メールアイコンをクリックします。

 

送信するメールのメールタイトル、本文を編集し、[ 送信 ] をクリックします。

 

複数名のゲストを招待しており、一括でメールを送信したい場合は、三点リーダーから [ 一括送信 ] をクリックしてメールを一括送信できます。

 

アポイントコードをダウンロードする

💡 補足
「来客」に対して操作できます。

アポイントコードは、ダウンロードして別途ゲストへ送付できます。

 

アポイントコードをダウンロードする予約の [ 詳細 ] アイコンをクリックします。

 

アポイントコードのアイコンをクリックします。

 

表示されたアポイントコードの画面で、[ ダウンロード ] をクリックします。

 

ゲストの入館 / 退館処理をする

💡 補足
「来客」「アポ無し」に対して操作できます。

 

入館 / 退館処理をする予約の [ 詳細 ] アイコンをクリックします。

 

[ ステータス ] タブで、ゲストの入館 / 退館時間の確認と、入館 / 退館処理ができます。

No	項目	説明
①	入館記録	入館時刻を記録（変更）します。 記録済みの場合は緑色で表示され、下部に入館時刻が表示されます。 ゲストが受付端末で担当者を呼び出し、担当者が応答した時刻が入館時刻として記録されます。
②	退館記録	退館時刻を記録します。 記録済みの場合は緑色で表示され、下部に退館時刻が表示されます。 入館証による退館処理は「入館証を使って退館処理をする」をご参照ください。

⚠️ 注意
退館時刻を記録したあとは、入館時刻 / 退館時刻は編集できません。

 

複数名のゲストを招待しており、一括で入館処理をしたい場合は、三点リーダーから [ 一括入館 ] をクリックしてゲストを一括入館できます。

 

退館処理も同様に、一括処理できます。

 

入館証を発行する

入館処理を実施済みのゲストに対して、入館証の発行ができます。

💡 補足
入館証の発行には事前に設定が必要になります。
設定方法は「入館証・入館用紙の印刷設定をする」をご確認ください。

 

入館証を発行する予約の [ 詳細 ] アイコンをクリックします。

 

プリンターのアイコンをクリックします。

 

プリンター接続用デバイス、ゲスト、入館証・用紙テンプレートを選択して、[ 印刷キュー発行 ] をクリックします。

 

指定したプリンターで入館証が印刷されます。

 

入館カードの貸出登録をする

💡 補足
入館カード貸出機能については「入館カード貸出機能を利用する」をご参照ください。
入館カード貸出機能をご利用の際は、弊社で設定が必要です。
お問い合わせフォームよりお問い合わせください。

 

[ 入館カード貸出 ] アイコンをクリックし、入館カードの貸出登録をします。

 

iCalender(ics)ファイルをダウンロード・送付する

💡 補足
・「来客」「アポ無し」に対して操作できます。
・管理者が事前にオプションを有効に設定する必要があります。Acall Portal のサイドメニューから [ 設定 ] > [ 企業設定 ] を開いて [ iCalendar(ics)ファイルの生成 ] を「オン」にしてください。

 

iCalender(ics)ファイルをダウンロード・送付する予約の [ 詳細 ] アイコンをクリックします。

 

iCalender(ics)ファイルのアイコンをクリックし、iCalender(ics)ファイルをダウンロードします。

💡 補足
iCalender(ics)ファイル生成のオプションをご利用中の場合、アポイントコード付きメールに iCalender(ics)ファイルが自動で添付されます。