目次
対象サービス: WorkstyleOS Portal
対象者:利用者
本ページでは、WorkstyleOS Portal の「ゲストチェックイン」画面の利用方法を説明します。
ゲストチェックインとは
ゲストチェックインの画面には、以下のデータが一覧表示されます。
- ワークスペースの予約(社内/来客)情報
- ACALL RECEPTION による定期パスおよびアポイント無しの来客情報
補足
・スポットの予約情報は表示されません。
・ACALL MEETING からの即時利用は表示されません。
・企業設定や予約内容、権限によっては、表示されない場合があります。
チェックイン画面の表示内容
項目 | 説明 |
① |
予約を日付指定で絞り込みます。 |
② |
データの種類(社内/来客/定期パス)で絞り込みます。 ※複数選択した場合は OR 検索になります。 ※定期パスを無効にしている場合は、選択肢に定期パスは表示されません。 |
③ |
以下の項目に対して、任意のキーワードでデータの一覧を絞り込みます。 タイトル、ゲスト企業名、ゲストの名前、ゲストメールアドレス、会議室・備品、担当者の名前 |
④ |
画面をリロードして最新のデータを表示します。 |
⑤ | 絞り込み結果に該当するデータが一覧表示されます。 |
⑥ |
一覧上に表示する項目(列)の表示/非表示の選択と並び替えができます。 画面をリロードすると、設定はリセットされます。 |
⑦ |
1ページ上に表示される最大件数を指定します。 |
⑧ |
データの件数が表示されます。 1ページ上に表示される最大件数を超えるデータがある場合、次のページへ移動できます。 |
ゲストチェックインの表示項目
項目 | 内容 | |
作成日※ |
社内・来客:予約を作成した日時が表示されます。
アポなし:ゲストが受付で呼び出した日時が表示されます。
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予定※ |
社内・来客:予約の開始時間、終了時間が表示されます。
アポなし:表示されません。
繰り返し予約の場合、予定時間の前に繰り返しマークが表示されます。
![]() ACALL MEETING と接続して利用しているワークスペースで、会議中(入室)の場合、予定時間の下に会議中と表示されます。
![]() |
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来客・社内※ |
データの種類が表示されます。
社内会議
![]() 来客会議
![]() ACALL MEETING と接続して利用しているワークスペースで、入室せず自動キャンセルされた社内会議もしくは来客会議
![]() ACALL RECEPTION による定期パスおよびアポイント無しの来客
![]() |
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タイトル※ |
社内・来客:予約のタイトルが表示されます。
アポなし:ゲストが受付端末で選択したメニューが表示されます。
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ゲスト |
社内・来客:予約に登録されているゲストが表示されます。
アポなし:表示されません。
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入館カード貸出 |
入館カードの貸出登録をします。
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入館人数※ |
ゲストの人数と、入館処理済みのゲストの人数が表示されます。
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退館人数※ | ゲストの人数と、退館処理済みのゲストの人数が表示されます。 | |
担当者 |
社内・来客:予約の担当者が表示されます。
アポなし:ゲストが受付端末から呼び出した担当者が表示されます。
アイコンをクリックすると担当者名とメールアドレスが表示されます。
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応対者 |
最初に来客通知に対応した担当者が表示されます。
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会議室と備品 |
社内・来客:予定作成時に選択した会議室 or 備品が表示されます。
アポなし:表示されません。
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編集 |
編集画面を開きます。
|
補足
・※のついている項目は、項目名をクリックすることで並べ替えができます。
予約(来客・社内)を編集する
補足
・「来客」「社内」に対して操作できます。
・利用者は、自身が作成した予約のみ編集できます。
編集したい予約の [ 編集 ] アイコンをクリックします。
予約を編集します。
補足
・予約の入力内容は「WorkstyleOS Portalからワークスペースを予約する」をご参照ください。
予約(来客・社内)を削除する
補足
・「来客」「社内」に対して操作できます。
・利用者は、自身が作成した予約のみを編集できます。
・過去の予約は削除できません。
編集したい予約の [ 編集 ] アイコンをクリックします。
詳細タブを開きます。
[ 削除する ] をクリックし、表示されるポップアップで [ OK ] をクリックします。
ゲストにアポイントコードを送付する
補足
・「来客」に対して操作できます。
編集したい予約の [ 編集 ] アイコンをクリックします。
メールアイコンをクリックします。
送信するメールのメールタイトル、本文を編集し、[ 送信 ] をクリックします。
複数名のゲストを招待しており、一括でメールを送信したい場合は、三点リーダーから [ 一括送信 ] をクリックしてメールを一括送信できます。
アポイントコードをダウンロードする
補足
・「来客」に対して操作できます。
アポイントコードは、ダウンロードして別途ゲストへ送付できます。
QRコードのアイコンをクリックします。
表示されたQRコードの画面で、[ ダウンロード ] をクリックします。
ゲストの入館/退館処理をする
補足
・「来客」「アポ無し」に対して操作できます。
来客情報の [ 編集 ] アイコンをクリックします。
「ステータス」タブで、ゲストの入館/退館時間の確認と、入館/退館処理ができます。
No | 項目 | 説明 |
① | 入館記録 |
入館時刻を記録(変更)します。 記録済みの場合は緑色で表示され、下部に入館時刻が表示されます。 ゲストが受付端末で担当者を呼び出し、担当者が応答した時刻が入館時刻として記録されます。 |
② | 退館記録 |
退館時刻を記録します。 記録済みの場合は緑色で表示され、下部に退館時刻が表示されます。 入館証による退館処理は「入館証を使って退館処理をする」をご参照ください。 |
注意
・退館時刻を記録したあとは、入館時刻/退館時刻は編集できません。
複数名のゲストを招待しており、一括で入館処理をしたい場合は、三点リーダーから [ 一括入館 ] をクリックしてゲストを一括入館できます。
退館処理も同様に、一括処理できます。
入館証を発行する
入館処理を実施済みのゲストに対して、入館証の発行ができます。
補足
・入館証の発行には事前に設定が必要になります。
設定方法は「入館証・入館用紙を印刷する」をご確認ください。
プリンターのアイコンをクリックします。
プリンター接続用デバイス、ゲスト、入館証・用紙テンプレートを選択して、[ 印刷キュー発行 ] をクリックします。
指定したプリンターで入館証が印刷されます。
入館カードの貸出登録をする
補足
入館カード貸出機能については「入館カード貸出機能を利用する」をご参照ください。
入館カード貸出機能をご利用の際は、弊社で設定が必要です。
お問い合わせフォームよりお問い合わせください。
[ 入館カード貸出 ] アイコンをクリックし、入館カードの貸出登録をします。
iCalender(ics)ファイルをダウンロード・送付する
補足
・「来客」「アポ無し」に対して操作できます。
・管理者が事前にオプションを有効に設定する必要があります。
WorkstyleOS Portal のサイドメニューから [ 設定 ] > [ 企業設定 ] を開いて
[ iCalendar(ics)ファイルの生成 ] を「オン」にしてください。
iCalender(ics)ファイルのアイコンをクリックし、iCalender(ics)ファイルをダウンロードします。
補足
・iCalender(ics)ファイル生成のオプションをご利用中の場合、アポイントコード付きメールに
iCalender(ics)ファイルが自動で添付されます。
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