対象サービス： WorkstyleOS Portal

対象者：利用者

 

本ページでは、WorkstyleOS Portal の「ゲストチェックイン」画面の利用方法を説明します。

 

ゲストチェックインとは

ゲストチェックインの画面には、以下のデータが一覧表示されます。

• ワークスペースの予約（社内／来客）情報
• ACALL RECEPTION による定期パスおよびアポイント無しの来客情報

補足
・スポットの予約情報は表示されません。
・ACALL MEETING からの即時利用は表示されません。
・企業設定や予約内容、権限によっては、表示されない場合があります。

 

チェックイン画面の表示内容

項目	説明
①	予約を日付指定で絞り込みます。
②	データの種類（社内／来客／定期パス）で絞り込みます。 　※複数選択した場合は OR 検索になります。 　※定期パスを無効にしている場合は、選択肢に定期パスは表示されません。
③	以下の項目に対して、任意のキーワードでデータの一覧を絞り込みます。 タイトル、ゲスト企業名、ゲストの名前、ゲストメールアドレス、会議室・備品、担当者の名前
④	画面をリロードして最新のデータを表示します。
⑤	絞り込み結果に該当するデータが一覧表示されます。
⑥	一覧上に表示する項目（列）の表示／非表示の選択と並び替えができます。 画面をリロードすると、設定はリセットされます。
⑦	１ページ上に表示される最大件数を指定します。
⑧	データの件数が表示されます。 １ページ上に表示される最大件数を超えるデータがある場合、次のページへ移動できます。

 

ゲストチェックインの表示項目

項目	内容
作成日※	社内・来客：予約を作成した日時が表示されます。 アポなし：ゲストが受付で呼び出した日時が表示されます。
予定※	社内・来客：予約の開始時間、終了時間が表示されます。 アポなし：表示されません。   繰り返し予約の場合、予定時間の前に繰り返しマークが表示されます。   ACALL MEETING と接続して利用しているワークスペースで、会議中（入室）の場合、予定時間の下に会議中と表示されます。
来客・社内※	データの種類が表示されます。   社内会議   来客会議   ACALL MEETING と接続して利用しているワークスペースで、入室せず自動キャンセルされた社内会議もしくは来客会議   ACALL RECEPTION による定期パスおよびアポイント無しの来客
タイトル※	社内・来客：予約のタイトルが表示されます。 アポなし：ゲストが受付端末で選択したメニューが表示されます。
ゲスト	社内・来客：予約に登録されているゲストが表示されます。 アポなし：表示されません。
入館カード貸出	入館カードの貸出登録をします。
入館人数※	ゲストの人数と、入館処理済みのゲストの人数が表示されます。
退館人数※	ゲストの人数と、退館処理済みのゲストの人数が表示されます。
担当者	社内・来客：予約の担当者が表示されます。 アポなし：ゲストが受付端末から呼び出した担当者が表示されます。   アイコンをクリックすると担当者名とメールアドレスが表示されます。
応対者	最初に来客通知に対応した担当者が表示されます。
会議室と備品	社内・来客：予定作成時に選択した会議室 or 備品が表示されます。 アポなし：表示されません。
編集	編集画面を開きます。

補足
・※のついている項目は、項目名をクリックすることで並べ替えができます。

 

予約（来客・社内）を編集する

補足
・「来客」「社内」に対して操作できます。
・利用者は、自身が作成した予約のみ編集できます。

 

編集したい予約の [ 編集 ] アイコンをクリックします。

 

予約を編集します。

補足
・予約の入力内容は「WorkstyleOS Portalからワークスペースを予約する」をご参照ください。

 

予約（来客・社内）を削除する

補足
・「来客」「社内」に対して操作できます。
・利用者は、自身が作成した予約のみを編集できます。
・過去の予約は削除できません。

 

編集したい予約の [ 編集 ] アイコンをクリックします。

 

詳細タブを開きます。

 

[ 削除する ] をクリックし、表示されるポップアップで [ OK ] をクリックします。

 

ゲストにアポイントコードを送付する

補足
・「来客」に対して操作できます。

 

編集したい予約の [ 編集 ] アイコンをクリックします。

 

メールアイコンをクリックします。

 

送信するメールのメールタイトル、本文を編集し、[ 送信 ] をクリックします。

 

複数名のゲストを招待しており、一括でメールを送信したい場合は、三点リーダーから [ 一括送信 ] をクリックしてメールを一括送信できます。

 

アポイントコードをダウンロードする

補足
・「来客」に対して操作できます。

アポイントコードは、ダウンロードして別途ゲストへ送付できます。

 

QRコードのアイコンをクリックします。

 

表示されたQRコードの画面で、[ ダウンロード ] をクリックします。

 

ゲストの入館／退館処理をする

補足
・「来客」「アポ無し」に対して操作できます。

 

来客情報の [ 編集 ] アイコンをクリックします。

 

「ステータス」タブで、ゲストの入館／退館時間の確認と、入館／退館処理ができます。

No	項目	説明
①	入館記録	入館時刻を記録（変更）します。 記録済みの場合は緑色で表示され、下部に入館時刻が表示されます。 ゲストが受付端末で担当者を呼び出し、担当者が応答した時刻が入館時刻として記録されます。
②	退館記録	退館時刻を記録します。 記録済みの場合は緑色で表示され、下部に退館時刻が表示されます。 入館証による退館処理は「入館証を使って退館処理をする」をご参照ください。

注意
・退館時刻を記録したあとは、入館時刻／退館時刻は編集できません。

 

複数名のゲストを招待しており、一括で入館処理をしたい場合は、三点リーダーから [ 一括入館 ] をクリックしてゲストを一括入館できます。

 

退館処理も同様に、一括処理できます。

 

入館証を発行する

入館処理を実施済みのゲストに対して、入館証の発行ができます。

補足
・入館証の発行には事前に設定が必要になります。
　設定方法は「入館証・入館用紙を印刷する」をご確認ください。

 

プリンターのアイコンをクリックします。

 

プリンター接続用デバイス、ゲスト、入館証・用紙テンプレートを選択して、[ 印刷キュー発行 ] をクリックします。

 

指定したプリンターで入館証が印刷されます。

 

入館カードの貸出登録をする

補足
入館カード貸出機能については「入館カード貸出機能を利用する」をご参照ください。
入館カード貸出機能をご利用の際は、弊社で設定が必要です。
お問い合わせフォームよりお問い合わせください。

 

[ 入館カード貸出 ] アイコンをクリックし、入館カードの貸出登録をします。

 

iCalender(ics)ファイルをダウンロード・送付する

補足
・「来客」「アポ無し」に対して操作できます。
・管理者が事前にオプションを有効に設定する必要があります。
　WorkstyleOS Portal のサイドメニューから [ 設定 ] > [ 企業設定 ] を開いて
　[ iCalendar(ics)ファイルの生成 ] を「オン」にしてください。

 

iCalender(ics)ファイルのアイコンをクリックし、iCalender(ics)ファイルをダウンロードします。

補足
・iCalender(ics)ファイル生成のオプションをご利用中の場合、アポイントコード付きメールに
　iCalender(ics)ファイルが自動で添付されます。