目次
本ページでは、Outlook カレンダー連携をしている場合に Acall Meeting アプリの CHECK IN・CHECK OUT(会議の開始・終了)や延長がどのように Outlook カレンダーに反映されるのか、などの仕様について説明します。
💡 補足
本ページは Outlook カレンダー連携機能をご利用のお客様が対象です。
予定の延長
Acall Meeting で会議中に「+」ボタンによる時間の延長をした場合、Acall 上では予定の終了時間が延長されますが、Outlook カレンダー上では予定の終了時間は延長されず、代わりに延長分の予定が新規作成されます。
新規作成される予定のタイトルは「利用延長」となります。
予定の説明は「Acall Meeting からの延長利用」となります。
💡 補足
・個人の予定表には延長分の予定は作成されません。
・個人の予定表と会議室の予定表ともに、元の予約の終了時刻は変更されません。
・延長を複数回行なった場合、延長した回数分の新規予定が作成されます。
予定のキャンセル
Acall Meeting アプリによって予定がキャンセルになるパターンは4つあります。
- CHECK IN されず、自動キャンセルされた場合( システムによるキャンセル )
- CHECK IN して1分以内に CHECK OUT して予定をキャンセルした場合( 人によるキャンセル )
- 予定開始時刻前に CHECK IN・CHECK OUT して予定をキャンセルした場合( 人によるキャンセル )
- 「即時利用」で CHECK IN して1分以内に CHECK OUT し予定をキャンセルした場合( 人によるキャンセル )
予定がキャンセルされた場合の Acall と Outlook カレンダー上の予定の見え方は以下の通りです。
ゲストチェックイン
|
予約 > ワークスペース |
個人の予定表
|
会議室の予定表
|
|
自動キャンセル |
|
予定が消える | 予定が残る | 予定が消える |
CHECK IN して1分以内に CHECK OUT して予定をキャンセル(※1) |
|
予定が消える | 予定が残る | 予定が消える |
終了時間の 1分前 を切ってから CHECK IN し、1分以内に終了時間を迎えて自動的に終了 |
キャンセル扱いにはなりません |
予定が残る | 予定が残る | 予定が残る |
予定開始時刻前に CHECK IN・CHECK OUT して予定をキャンセル |
|
予定が消える | 予定が残る | 予定が消える |
「即時利用」で CHECK IN して1分以内に CHECK OUT して予定をキャンセル |
表示されない |
予定が消える |
表示されない |
予定が消える |
予定の開始・終了・延長の反映
Acall Meeting で開始・終了・延長した会議の実績が、どのように Acall Portal と Outlook カレンダーに反映されるかの一覧は以下の通りです。
ゲストチェックイン |
予約 > |
Outlook |
|
CHECK IN 実績の時間 |
予定時間の下に実績時間として反映される |
反映される | 反映されない |
CHECK OUT 実績の時間 |
予定時間の下に実績時間として反映される(※) |
反映される(※) |
終了した時刻 +3分 で反映される(※) |
「+」ボタンによる予定の延長 |
延長分は反映されない |
延長分は反映されない |
元の予定は変更されず、延長分の予定が新規で追加される |
💡 補足(※)
・Outlook カレンダー連携をしている場合、Acall と Outlook カレンダーの予定データ不整合を防ぐために、 CHECK OUT した時刻 + 3分 を会議の終了時刻として Acall と Outlook カレンダーに反映します。
・マルチテナント機能をご利用中で Outlook カレンダー連携をしているテナントが1つでも存在している場合、全てのテナントに上記仕様が適用されます。
Outlook カレンダーの予定の参加者のリセットについて
Acall Meeting での CHECK IN 時、会議招集の出欠確認の応答(「はい」・「保留」・「いいえ」)はリセットされませんが、CHECK OUT 時は出欠確認の応答がリセットされます。
即時利用時の反映
Acall Meeting から「来客で使用する」「社内で使用する」を選択し、予約なしですぐに会議を始めた場合(即時利用)、Acall Portal と Outlook カレンダーに反映される仕様は以下の通りです。
ゲストチェックイン
|
予約 > ワークスペース |
個人の予定表
|
会議室の予定表
|
|
認証コードあり |
反映されない |
反映される | 反映される | 反映される |
認証コードなし |
反映されない |
反映される | 反映されない | 反映される |
Outlook 上の予定の見え方(認証コードあり)
Outlook 上の予定の見え方(認証コードなし)
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