本ページでは、Google カレンダーからワークスペースを予約する方法と、予約を編集、削除する方法を説明します。

 

予約には、Acall にワーカー登録されている方のみが参加する「社内予定」と、ワーカー登録されていない方（ゲスト）を招待する「社外予定（アポイント）」があります。

💡前提（管理者向け）
本ページは、以下の選択・設定を行っているお客様が対象です
・会議室予約方法に「Google カレンダーからの予約」を選択していること 
　・会議室予約方法の選択
・Acall と Google カレンダーの連携の設定が完了していること
　・Google カレンダー連携を設定する
　・ワーカーを Google カレンダーと連携させる
　・Google から会議室・備品をインポートする

 

 

Google カレンダーからワークスペースを予約する（社内予定）

Google カレンダーから社内予定を作成します。

 

Google カレンダーを開き、カレンダーの [ ＋作成 ] をクリックし、[ その他のオプション ] をクリックします。

 

予定の作成画面が開きます。下記の項目を入力し、[ 保存 ] をクリックします。

項目名	入力内容
タイトル	予約の件名
日時	予約する日時    ※必須入力項目です
会議室	予約する会議室   ※必須入力項目です

⚠️ 注意
会議室（ワークスペース）を選択していない場合、Acall へ予定が連携されません。

 

 

Google カレンダーからワークスペースを予約する（社外予定（アポイント））

Google カレンダーから社外予定（アポイント）を作成します。

 

社外予定（アポイント）を作成する場合、Acall の Chrome 拡張機能をインストールする必要があります。

Chrome 拡張機能をインストールすることで、Google カレンダーから Acall へ予約の連携、ゲストへのアポイントコード送付ができるようになります。

・Google Chrome 拡張機能を追加する

 

Google カレンダーを開き、カレンダーの [ ＋作成 ] をクリックし、[ その他のオプション ] をクリックします。

 

予定の作成画面が開きます。下記の項目を入力します。

項目名	入力内容
タイトル	予約の件名
日時	予約する日時    ※必須入力項目です
会議室	予約する会議室   ※必須入力項目です

⚠️ 注意
会議室を選択していない場合、保存しても Acall へ予定が連携されません。

 

次に、ゲスト（来訪者）情報を入力します。右側の Acall 拡張機能をクリックします。

 

Acall 拡張機能のログイン画面が表示されます。

Acall に登録されているご自身のメールアドレスを入力し、 [ 次へ ] をクリックします。

 

Acall に登録されているパスワードを入力し、[ ログイン ] をクリックします。

 

Acall 拡張機能の画面が開きます。

Acall 拡張機能から、ゲスト（来訪者）情報を入力します。

 

項目名	入力内容
会社名	来訪者の会社名
姓・名	来訪者の名前     ※「姓」は必須入力項目です
メールアドレス	来訪者のメールアドレス アポイントコードの送付先となります。
＋来訪者追加	来訪者が複数人いる場合は、[ ＋来訪者追加 ] をクリックし、人数分の来訪者情報を入力します。
来訪者情報を ゲスト登録する	[ 来訪者情報をゲスト登録する ] のチェックボックスにチェックを入れると、 入力した来訪者情報がゲストブックに登録されます。 次回入力時、[ ゲスト選択 ] から、ゲスト情報を呼び出す事が出来ます。
予約来訪者数	代表者以外の来訪者情報が不明な場合は、 [ 予定来訪者数 ] として人数だけを登録します。
アポイントコード	アポイントコード発行 が [ 手動 ] の場合、入力必須となります。 [ 自動 ] の場合、項目は表示されません。 設定は、[ 企業設定 ] > [ アポイントコード設定 ] > [ アポイントコード発行 ] より、管理者が編集できます。
アポイントメール を送信する	[ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れると、 予定作成が完了したタイミングで、来訪者へアポイントコード付きメールが送信されます。
テンプレート から選択	登録されているメールテンプレートの中から、使用するメールテンプレートを１つ選択します。 アポイントメールを送信する場合は必ずテンプレートを選択する必要がありますが、件名・本文はその下の欄で編集できます。

💡補足
メールテンプレートは管理者が作成できます。
　・メールテンプレートを設定する

 

ゲスト（来訪者）情報の入力が完了したら、[ アポイント登録 ] をクリックします。

 

Acall 拡張機能の画面下部に注記が表示された場合は、内容をご確認ください。

 

[ 保存 ] をクリックして、予定の作成を完了します。

💡補足
会議室を選択していない場合、保存しても Acall に予定が連携されません。
必ず会議室を選択してください。
なお、会議室を選択した後も「⚠️会議室を入力するまでWorkstyleOSに同期されません。」の注意喚起は消えません。

 

Google カレンダー上に予定が作成されます。

 

Google カレンダーから作成した予定は、自動的に Acall へ反映されます。

💡補足
反映されるまでに数分かかる場合があります。
時間を置いても反映されない場合は「Google／Outlook カレンダーからの予約が Acall へ反映されません」をご参照ください。

また、会議室を選択していない場合、Acall に予定が連携されません。
必ず会議室を選択して、予定を作成してください。

 

Acall 拡張機能で [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予定を作成した場合は、Acall に予定が反映されると、ゲスト（来訪者）へアポイントコード付きメールが送信されます。

 

なんらかの原因でアポイントコード付きメールの送信に失敗した場合、予定作成者へメールで通知されます。

💡 補足
このメールが届いた場合はゲストへアポイントコード付きメールが届いていませんので、予定を作成しなおしてください。

 

 

Google カレンダーから予約を編集する

Google カレンダーの画面で、編集したい予約をクリックし、編集（鉛筆マーク）をクリックします。

 

変更したい内容を編集します。

ゲスト情報を変更する場合は、変更したあとに [ アポイント登録 ] をクリックします。

⚠️ 注意
・アポイントメールを再送する場合は、メールテンプレートの内容も変更します。
・「件名」に「日時変更のお知らせ」などと入力頂くと、編集前の招待 QRコードと区別しやすくなります。

 

[ 保存 ] をクリックして、予約の編集を完了します。

Google カレンダーから編集した予約の編集内容は、Acall に自動的に反映されます。

💡補足
反映されるまでに数分かかる場合があります。
時間を置いても反映されない場合は「Google／Outlook カレンダーからの予約が Acall へ反映されません」をご参照ください。

また、会議室を選択していない場合、Acall に予定が連携されません。
必ず会議室を選択して、予定を作成してください。

 

Acall 拡張機能で [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予約を編集した場合は、Acall に予約の編集が反映されると、ゲストにアポイントコード付きメールが送信されます。

 

 

Google カレンダーから予約を削除する

Google カレンダーの画面で、削除したい予約をクリックし、削除（ごみ箱マーク）をクリックします。

 

Google カレンダーから削除した予定は、自動的に Acall へ反映されます。

 

 

Acall Portal から予約を編集・削除する

Google カレンダーから作成した予約は、Acall Portal で編集することはできません。

Google カレンダーから編集してください。