対象サービス：WorkstyleOS Portal

対象者：利用者 

 

本ページでは、Outlook カレンダーからワークスペースを予約する方法と、予約を編集、削除する方法を説明します。

 

WorkstyleOS と Outlook カレンダーを連携している場合、ACALL の Office アドインを利用することで、Outlook カレンダーから予約の作成、アポイントコードの送付ができます。

前提
・WorkstyleOS と outlook カレンダーの連携の設定が完了していること
　・WorkstyleOSとOutlook カレンダーのサービス連携を設定する
　・ワーカーをOutlook カレンダーと連携させる
　・Outlook カレンダーと連携したワークスペースを登録・編集する
・Office アドインをインストールしていること
　・ACALLのOffice アドインをインストールする
　・管理者がACALLのOffice アドインを一括インストールする

💡 補足
・本ページではブラウザ版 Outlook の操作を前提として説明していますが、
　デスクトップアプリ版 Outlook でも同様の操作でご利用いただけます。

 

ACALL アドインについて

ゲストを招待する「社外予定」を作成する場合は、予定の作成画面で ACALL アドインにゲスト情報を入力する必要があります。

ACALL アドインに入力しない場合、来客専用のワークスペース（会議室）であっても「社内予定」として WorkstyleOS へ登録されるためご注意ください。

💡 補足
ACALL アドインのインストール方法は下記をご確認ください。
・ACALLのOffice アドインをインストールする
・管理者がACALLのOffice アドインを一括インストールする

 

以下の手順は、ゲストを招待する「社外予定」を作成する場合の手順を説明します。

「社内予定」を作成する際は、ACALL アドインへの入力は不要です。

 

Outlook カレンダーからワークスペースを予約する

Outlook カレンダーから予約を作成し、ゲストへアポイントコードを送信します。

 

Outlook カレンダーを開き、カレンダーの [ 新しいイベント ] をクリックします。

 

予定の作成画面が開きます。下記項目は必須入力です。

項目名	入力内容
タイトル	予約の件名
日時	予約する日時
会議室	予約する会議室

⚠️ 注意
デスクトップ版アプリをご利用されている場合、書式設定を「HTML」に設定してご利用ください。

 

入力したのち、ACALLアドインアイコンをクリックします。

 

ACALL アドインが表示されます。

WorkstyleOS に登録されているメールアドレスを入力し、 [ 次へ ] をクリックします。

 

次の画面が表示される場合は、[ 許可 ] をクリックします。

 

パスワードを入力を求められる場合はパスワードを入力し、[ ログイン ] をクリックします。

 

ACALL アドインの画面が開きます。

ACALL アドインでは、ゲスト（来訪者）情報を入力します。

項目名	入力内容
会社名	来訪者の会社名
姓・名	来訪者の名前
メールアドレス	来訪者のメールアドレス アポイントコードの送付先となります。
＋来訪者追加	来訪者が複数人いる場合は、[ ＋来訪者追加 ] をクリックし、人数分の来訪者情報を入力します。
来訪者情報を ゲスト登録する	[ 来訪者情報をゲスト登録する ] のチェックボックスにチェックを入れると、 入力した来訪者情報がゲストブックに登録されます。 次回入力時、[ ゲスト選択 ] から、ゲスト情報を呼び出す事が出来ます。
予約来訪者数	代表者以外の来訪者情報が不明な場合は、 [ 予定来訪者数 ] として人数だけを登録します。
アポイントメール を送信する	[ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れると、 予約が完了したタイミングで、来訪者へアポイントコード付きメールが送信されます。
テンプレート から選択	登録されているメールテンプレートの中から、使用するメールテンプレートを１つ選択します。 アポイントメールを送信する場合は必ずテンプレートを選択する必要がありますが、件名・本文はその下の欄で編集できます。

💡 補足
・メールテンプレートは管理者が作成できます。
　・メールテンプレートを設定する

 

ゲスト情報の入力が完了したら、[ アポイント登録 ] をクリックします。

 

ACALL アドイン画面下部に注記が表示されます。

 

[ 送信 ] をクリックして、予約の作成を完了します。

 

Outlook カレンダー上に予約が作成されます。

 

Outlook カレンダーから作成した予約は、WorkstyleOS に自動的に反映されます。

💡 補足
・反映されるまでに数分かかる場合があります。
　時間を置いても反映されない場合は「カレンダーからの予約が WorkstyleOS へ反映されない」
　をご参照ください。

 

アドインで [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予約を作成した場合は、WorkstyleOS に予約が反映されると、ゲストにアポイントコード付きメールが送信されます。

 

宛先のメールアドレス不備など、なんらかの原因でアポイントコード付きメールの送信に失敗した場合、予定作成者へメールで通知されます。

💡 補足
このメールが届いた場合はゲストへアポイントコード付きメールが届いていませんので、予定を作成しなおしていただきますようお願いいたします。

 

 

Outlook カレンダーから予約を編集する

💡 補足
・Outlook カレンダーから作成した予約は、WorkstyleOS でも編集できます。
　・WorkstyleOS Portalからワークスペースを予約する
　・【ACALL mobile】座席を事前予約する

 

Outlook カレンダーの画面で、編集したい予約をクリックし、[ 編集 ] をクリックします。

 

変更したい内容を編集します。

ゲスト情報を変更する場合は、変更したあとに [ アポイント登録 ] をクリックします。

 

[ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて [ アポイント登録 ] することで、アポイントコード付きメールを再送できます。

⚠️ 注意
・アポイントメールを再送する場合は、メールテンプレートの内容も変更します。
・「件名」に「日時変更のお知らせ」等入力頂くと、編集前の招待 QR コードと区別しやすくなります。

 

[ 送信 ] をクリックして、予約の編集を完了します。

Outlook カレンダーから編集した予約の編集内容は、WorkstyleOS に自動的に反映されます。

補足
・反映されるまでに数分かかる場合があります。
　時間を置いても反映されない場合は「カレンダーからの予約が WorkstyleOS へ反映されない」
　をご参照ください。

 

アドインで [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予約を編集した場合は、WorkstyleOS に予約の編集が反映されると、ゲストにアポイントコード付きメールが送信されます。

 

Outlook カレンダーから予約を削除する

Outlook カレンダーの画面で、削除したい予約をクリックし、[ キャンセル ] をクリックします。

 

[ 送信 ]をクリックします。