目次
対象サービス:WorkstyleOS Portal
対象者:利用者
本ページでは、Outlook カレンダーからワークスペースを予約する方法と、予約を編集、削除する方法を説明します。
WorkstyleOS と Outlook カレンダーを連携している場合、ACALL の Office アドインを利用することで、Outlook カレンダーから予約の作成、アポイントコードの送付ができます。
前提
・WorkstyleOS と outlook カレンダーの連携の設定が完了していること
・WorkstyleOSとOutlook カレンダーのサービス連携を設定する
・ワーカーをOutlook カレンダーと連携させる
・Outlook カレンダーと連携したワークスペースを登録・編集する
・Office アドインをインストールしていること
・ACALLのOffice アドインをインストールする
・管理者がACALLのOffice アドインを一括インストールする
補足
・本ページではブラウザ版 Outlook の操作を前提として説明していますが、
デスクトップアプリ版 Outlook でも同様の操作でご利用いただけます。
Outlook カレンダーからワークスペースを予約する
Outlook カレンダーから予約を作成し、ゲストへアポイントコードを送信します。
Outlook カレンダーを開き、カレンダーの [ 新しいイベント ] をクリックします。
予定の作成画面が開きます。下記項目は必須入力です。
項目名 | 入力内容 |
タイトル |
予約の件名
|
日時 |
予約する日時
|
会議室 | 予約する会議室 |
入力したのち、右上の3点リーダーをクリックし、[ ACALL ] をクリックします。
ACALL アドインが表示されます。
WorkstyleOS に登録されているメールアドレスを入力し、 [ 次へ ] をクリックします。
次の画面が表示される場合は、[ 許可 ] をクリックします。
パスワードを入力を求められる場合はパスワードを入力し、[ ログイン ] をクリックします。
ACALL アドインの画面が開きます。
ACALL アドインでは、ゲスト(来訪者)情報を入力します。
項目名 | 入力内容 |
会社名 |
来訪者の会社名
|
来訪者名 | 来訪者の名前 |
メールアドレス |
来訪者のメールアドレス
アポイントコードの送付先となります。
|
+来訪者追加 |
来訪者が複数人いる場合は、[ +来訪者追加 ] をクリックし、人数分の来訪者情報を入力します。
|
来訪者情報を ゲスト登録する |
[ 来訪者情報をゲスト登録する ] のチェックボックスにチェックを入れると、
入力した来訪者情報がゲストブックに登録されます。
次回入力時、[ ゲスト選択 ] から、ゲスト情報を呼び出す事が出来ます。 |
予約来訪者数 |
代表者以外の来訪者情報が不明な場合は、
[ 予定来訪者数 ] として人数だけを登録します。 |
アポイントメール を送信する |
[ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れると、
予約が完了したタイミングで、来訪者へアポイントコード付きメールが送信されます。
|
テンプレート から選択 |
登録されているメールテンプレートの中から、使用するメールテンプレートを1つ選択します。
アポイントメールを送信する場合は必ずテンプレートを選択する必要がありますが、件名・本文はその下の欄で編集できます。
|
補足
・メールテンプレートは管理者が作成できます。
・メールテンプレートを設定する
ゲスト情報の入力が完了したら、[ アポイント登録 ] をクリックします。
予約の説明欄に、「ACALL Appointment …」といった内容が挿入されます。
[ 送信 ] をクリックして、予約の作成を完了します。
Outlook カレンダー上に予約が作成されます。
Outlook カレンダーから作成した予約は、WorkstyleOS に自動的に反映されます。
補足
・反映されるまでに数分かかる場合があります。
時間を置いても反映されない場合は「カレンダーからの予約が WorkstyleOS へ反映されない」
をご参照ください。
アドインで [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予約を作成した場合は、WorkstyleOS に予約が反映されると、ゲストにアポイントコード付きメールが送信されます。
Outlook カレンダーから予約を編集する
補足
・Outlook カレンダーから作成した予約は、WorkstyleOS でも編集できます。
・WorkstyleOS Portalからワークスペースを予約する
・【ACALL mobile】座席を事前予約する
Outlook カレンダーの画面で、編集したい予約をクリックし、[ 編集 ] をクリックします。
変更したい内容を編集します。
ゲスト情報を変更する場合は、変更したあとに [ アポイント登録 ] をクリックします。
[ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて [ アポイント登録 ] することで、アポイントコード付きメールを再送できます。
注意
・アポイントメールを再送する場合は、メールテンプレートの内容も変更します。
・「件名」に「日時変更のお知らせ」等入力頂くと、編集前の招待 QR コードと区別し易くなります。
[ 送信 ] をクリックして、予約の編集を完了します。
Outlook カレンダーから編集した予約の編集内容は、WorkstyleOS に自動的に反映されます。
補足
・反映されるまでに数分かかる場合があります。
時間を置いても反映されない場合は「カレンダーからの予約が WorkstyleOS へ反映されない」
をご参照ください。
アドインで [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予約を編集した場合は、WorkstyleOS に予約の編集が反映されると、ゲストにアポイントコード付きメールが送信されます。
Outlook カレンダーから予約を削除する
Outlook カレンダーの画面で、削除したい予約をクリックし、[ キャンセル ] をクリックします。
[ 送信 ]をクリックします。
コメント
0件のコメント
記事コメントは受け付けていません。