対象サービス：WorkstyleOS Portal

対象者：利用者

 

本ページでは、Google カレンダーからワークスペースを予約する方法と、予約を編集、削除する方法を説明します。

 

WorkstyleOS と Google カレンダーを連携している場合、ACALL の Google Chrome 拡張機能を利用することで、Google カレンダーから予約の作成、アポイントコードの送付ができます。

前提
・WorkstyleOS と Google カレンダーの連携の設定が完了していること
　・WorkstyleOSとGoogle カレンダーのサービス連携を設定する
　・ワーカーをGoogle カレンダーと連携させる
　・Google カレンダーと連携したワークスペースを登録・編集する
・Google Chrome拡張機能をインストールしていること
　・Chrome拡張機能を追加する

 

Googleカレンダーからワークスペースを予約する

Google カレンダーから予約を作成し、ゲストへアポイントコードを送信します。

 

Google カレンダーを開き、カレンダーの [ ＋作成 ] をクリックし、[ その他のオプション ] をクリックします。

 

予定の作成画面が開きます。下記項目は必須入力です。

項目名	入力内容
タイトル	予約の件名
日時	予約する日時
会議室	予約する会議室

 

右側の ACALL アドインをクリックします。

 

ACALL アドインが表示されます。

WorkstyleOS に登録されているメールアドレスを入力し、 [ 次へ ] をクリックします。

 

パスワードを入力し、[ ログイン ] をクリックします。

 

ACALL アドインの画面が開きます。

ACALL アドインでは、ゲスト（来訪者）情報を入力します。

 

項目名	入力内容
会社名	来訪者の会社名
姓・名	来訪者の名前
メールアドレス	来訪者のメールアドレス アポイントコードの送付先となります。
＋来訪者追加	来訪者が複数人いる場合は、[ ＋来訪者追加 ] をクリックし、人数分の来訪者情報を入力します。
来訪者情報を ゲスト登録する	[ 来訪者情報をゲスト登録する ] のチェックボックスにチェックを入れると、 入力した来訪者情報がゲストブックに登録されます。 次回入力時、[ ゲスト選択 ] から、ゲスト情報を呼び出す事が出来ます。
予約来訪者数	代表者以外の来訪者情報が不明な場合は、 [ 予定来訪者数 ] として人数だけを登録します。
アポイントメール を送信する	[ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れると、 予定作成が完了したタイミングで、来訪者へアポイントコード付きメールが送信されます。
テンプレート から選択	登録されているメールテンプレートの中から、使用するメールテンプレートを１つ選択します。 アポイントメールを送信する場合は必ずテンプレートを選択する必要がありますが、件名・本文はその下の欄で編集できます。

補足
・メールテンプレートは管理者が作成できます。
　・メールテンプレートを設定する

 

来訪者情報の入力が完了したら、[ アポイント登録 ] をクリックします。

 

ACALL アドイン画面下部に注記が表示されます。

 

[ 保存 ] をクリックして、予定の作成を完了します。

 

Google カレンダー上に予定が作成されます。

 

Google カレンダーから作成した予定は、自動的にWorkstyleOS へ反映されます。

補足
・反映されるまでに数分かかる場合があります。
　時間を置いても反映されない場合は「カレンダーからの予約が WorkstyleOS へ反映されない」
　をご参照ください。

 

アドインで [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予定を作成した場合は、WorkstyleOS に予定が反映されると、来訪者へアポイントコード付きメールが送信されます。

 

宛先のメールアドレス不備など、なんらかの原因でアポイントコード付きメールの送信に失敗した場合、予定作成者へメールで通知されます。

 

予約を編集する

補足
・Google カレンダーから作成した予約は、WorkstyleOS でも編集できます。
　・WorkstyleOS Portalからワークスペースを予約する
　・【ACALL mobile】座席を事前予約する

 

Google カレンダーの画面で、編集したい予約をクリックし、編集（鉛筆マーク）をクリックします。

 

変更したい内容を編集します。

ゲスト情報を変更する場合は、変更したあとに [ アポイント登録 ] をクリックします。

 

[ 保存 ] をクリックして、予約の編集を完了します。

Google カレンダーから編集した予約の編集内容は、WorkstyleOS に自動的に反映されます。

補足
・反映されるまでに数分かかる場合があります。
　時間を置いても反映されない場合は「カレンダーからの予約が WorkstyleOS へ反映されない」
　をご参照ください。

 

アドインで [ アポイントメールを送信する ] にチェックを入れて予約を編集した場合は、WorkstyleOS に予約の編集が反映されると、ゲストにアポイントコード付きメールが送信されます。

 

予約を削除する

Google カレンダーの画面で、削除したい予約をクリックし、削除（ごみ箱マーク）をクリックします。