ACALL RECEPTIONは、事前にアポイントを作成した際に発行されるアポイントコード(二次元コード/数字コード）を利用し、当日の受付をスムーズに応対することができます。WorkstyleOS Portalからのアポイントの作成手順をご紹介します。

予約を作成する

Protalにログイン後、右上の「 ADD NEW」をクリックし、「予約」を選択します

 

予約のタイプを「社内」と「来客」から選択する

予約は「社内」と「来客」の２種類から選択できます

「社内」はゲストを招待しない社内会議などの予約、「来客」はゲストを招待するアポイントとしての予約になります

「来客」の場合はゲストを選択して予約を作成すると、ACALL RECEPTIONの来訪通知に利用できる二次元コードと数字コードが生成されます

 

「社内」で予約を作成

新規アポイント作成画面が表示されたら、Type項目を「社内」をクリックします

各項目の入力内容は以下の通りです

注意
・（＊）は必須項目です

 

「来客」で予約を作成

予約情報の登録

新規アポイント作成画面が表示されたら、Type項目を「来客」をクリックします

各項目の入力内容は以下の通りです

注意
・（＊）は必須項目です

ゲスト情報の登録

続いてゲストタブをクリックしてゲストを登録します

「ゲスト選択」から既に登録済みのゲストを選択してください

ゲストの操作についてはこちらを参照ください

新規のゲストを追加される場合は「ゲストの追加」をクリックしてください

ゲスト新規作成画面が表示されます

 

生成された予約とコード(二次元コード／数字コード)を確認する

Protalにログイン後、サイドメニュー「チェックイン状況」をクリックすると、作成した予約が表示されます

予約横にある鉛筆マークをクリックします

コードマーク()をクリックすると二次元コードと数字コードが確認できます

 

「予約」から予約を作成する

Portalサイドメニュー「予約」では登録しているワークスペースから空いている部屋を選択して予約することができます

「会議室管理」を有効にする

Protalにログイン後、サイドメニュー「設定」> 「企業設定」の「追加機能」の項目にて「会議室管理」を有効にして設定を保存してください

予約を作成する

Protalにログイン後、サイドメニュー「予約」をクリックすると、利用可能に設定されている会議室・備品の利用状況が一覧表示されます

セルをドラッグすることで予約する時間と会議室を選択できます

「アポイントを作成」を選択すると、アポイント作成画面が表示されます
登録した予定は「来客」という表示でアポイント登録がされます

「社内会議を作成」を選択すると、社内会議作成画面が表示されます
登録した予定は「社内」という表示で会議が登録されます

作成されたアポイント、社内会議は閲覧ポリシーやプライベート設定によりアポイントが他人のアポイントの閲覧を制限することができます

会議室から絞り込む

画面上部にある「特定の日時から」をクリックし、日付の横のカレンダーアイコンをクリックすることで特定の日付の会議室、備品の使用状況を確認することができます

「会議室・備品で絞込」のチェックボックスにチェックを入れると、会議室・備品を選択しさらにリソースを絞り込むことができます

「時間を指定」にチェックを入れると、選択した期間中でその時間帯が利用できる日だけ絞り込みがされます

会議室から絞り込む

画面上部にある「特定の会議室から」をクリックし、その下にある、セレクトボックスから会議室を選択することで、会議室の使用状況を確認することができます

「時間を指定」にチェックを入れると、選択した期間中でその時間帯が利用できる日だけ絞り込みがされます