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利用者向けお役立ちガイド（受付・入退館）（カレンダーから予約を作成する方）

目次

このページでは、WorkstyleOS の機能の１つである「受付・入退館」機能を利用するにあたって、利用者がおこなう主な操作に関するヘルプページを紹介します。

💡このページは、以下の方が対象です。
・カレンダー連携機能をご利用で、会議室予約方法に「Outlook カレンダー / Google カレンダーから予約」を選択している方

カレンダー連携機能をご利用で、会議室予約方法に「WorkstyleOS から予約」を選択している方、もしくはカレンダー連携機能をご利用でない方は、こちらの記事をご確認ください。
「利用者向けお役立ちガイド（受付・入退館）」

 

アポイントを作成する

カレンダーからアポイントを作成する

WorkstyleOS を Outlook カレンダーもしくは Google カレンダーと連携している場合は、カレンダーからアポイントを作成し、WorkstyleOS へ連携できます。

 

事前に管理者によるカレンダー連携の設定が必要です。

Outlook カレンダーからアポイントを作成する

Google カレンダーからアポイントを作成する

カレンダーから作成したアポイント情報は、自動的に WorkstyleOS へ反映されます。

💡補足
通常、数秒～数分で反映されますが、まれに時間がかかることがあります。
時間を置いても反映されない場合は「Outlook / Google カレンダーからの予約が WorkstyleOS へ反映されません」をご参照ください。

 

アポイントを確認、編集する

カレンダーからアポイントを確認、編集する

Outlook カレンダー / Google カレンダーからアポイントを確認、編集できます。

 

カレンダーから作成したアポイント情報は、自動的に WorkstyleOS へ反映されます。

💡補足
通常、数秒～数分で反映されますが、まれに時間がかかることがあります。
時間を置いても反映されない場合は「Outlook / Google カレンダーからの予約が WorkstyleOS へ反映されません」をご参照ください。

 

WorkstyleOS Portal からアポイントを確認する

WorkstyleOS Portal からは予定を確認することができます。

編集はできませんので、カレンダーからおこなってください。

 

WorkstyleOS Portal のマイページ・ゲストチェックインの画面でご自身の予定を確認できます。

予約画面では、ご自身の予定だけでなく、会議室の予定を確認できます。

 

ACALL mobile からアポイントを確認する

ACALL mobile アプリをご利用いただくことで、スマートフォンからご自身の予定を確認できます。

編集はできませんので、カレンダーからおこなってください。

 

 

ゲストへ招待メールを送信する

カレンダーからゲストへ招待メールを送信する

カレンダーからゲストへアポイントコード付きメールを送信できます。

 

Outlook カレンダーから来訪者へ招待メールを送信する

Google カレンダーから来訪者へ招待メールを送信する

 

ゲストの来訪通知に応答する

メールからゲストの来訪通知に応答する

当日ゲストが受付端末で受付をおこなうと、担当者にメールで通知が届きます。

💡補足
ゲストへの応答内容を選択するには、事前に設定が必要であるため、管理者にご確認ください。

 

各種SNSからゲストの来訪通知に応答する

Slack や Microsoft Teams などお使いのチャットサービスで来訪通知を受け取り、応答できます。

💡補足
事前に設定が必要であるため、管理者にご確認ください。

 

ACALL mobile からゲストの来訪通知に応答する

ACALL mobile で来訪通知を受け取り、ゲストへ応答できます。

 

その他の機能を利用する

メールテンプレート

ゲストや要件に応じて、ゲストへ送付するアポイントコード付きメールのテンプレートを使い分けることができます。

💡補足
事前に設定が必要であるため、管理者にご確認ください。

 

ゲストブック

ゲストブックにゲスト情報を登録しておくことで、アポイントを作成する際にゲスト情報を都度入力する手間を省けます。

また、ゲストに関するメモや来訪履歴を記録し、社内で共有できます。

 

定期パス

アポイントを作成して発行されるアポイントコードは、アポイント終了後はご利用いただけません。

日をまたいで一定期間継続して利用できるアポイントコードとして、定期パスを利用できます。

💡補足
定期パスは管理者が作成できます。管理者にご確認ください。

 

入退館

ゲストの受付の際に、入館証を発行できます。

入館証を使用して入館した場合は、退館処理が必要になります。

受付端末に退館メニューが設定されている場合は、受付端末から退館処理をおこないます。

退館メニューが設定されていない場合は、WorkstyleOS Portal から退館処理をおこないます。

⚠️注意
退館処理をおこなっていない場合、アポイント終了の１時間後に、WorkstyleOS から担当者宛にアラートメールが配信されます。

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