目次
このページでは、WorkstyleOS の機能の１つである「受付・入退館」機能を利用するにあたって、利用者がおこなう主な操作に関するヘルプページを紹介します。
💡このページは、以下の方が対象です。
・カレンダー連携機能をご利用で、会議室予約方法に「WorkstyleOS から予約」を選択している方
・カレンダー連携機能をご利用でない方
カレンダー連携機能をご利用で、会議室予約方法に「Outlook カレンダー / Google カレンダーから予約」を選択している方は、こちらの記事をご確認ください。
「利用者向けお役立ちガイド（受付・入退館）（Outlook カレンダー / Google カレンダーから予約を作成する方）」
アポイントを作成する
WorkstyleOS Portal からアポイントを作成する
WorkstyleOS Portal からアポイントを作成し、ゲストの招待およびワークスペースの予約をおこないます。
ACALL mobile からアポイントを作成する
ACALL mobile アプリをご利用いただくことで、スマートフォンからアポイントを作成できます。
アポイントを確認、編集する
WorkstyleOS Portal からアポイントを確認、編集する
WorkstyleOS Portal のマイページ・ゲストチェックインの画面でご自身の予定を確認、編集できます。
- マイページ（ マイページを利用する ）
- ゲストチェックイン（ ゲストチェックイン画面でできること ）
予約画面では、ご自身の予定だけでなく、会議室の予定を確認できます。
- 予約 > ワークスペース（ ワークスペースの空き状況を確認する ）
ACALL mobile からアポイントを確認、編集する
ACALL mobile アプリをご利用いただくことで、スマートフォンからご自身の予定を確認、編集できます。
ゲストへ招待メールを送信する
WorkstyleOS Portal からゲストへ招待メールを送信する
WorkstyleOS Portal から、当日ゲストが受付端末で受付・入館をおこなうためのアポイントコード付きメールを送信できます。
ゲストの来訪通知に応答する
メールからゲストの来訪通知に応答する
当日ゲストが受付端末で受付をおこなうと、担当者にメールで通知が届きます。
💡補足
ゲストへの応答内容を選択するには、事前に設定が必要であるため、管理者にご確認ください。
各種SNSからゲストの来訪通知に応答する
Slack や Microsoft Teams などお使いのチャットサービスで来訪通知を受け取り、応答できます。
💡補足
事前に設定が必要であるため、管理者にご確認ください。
ACALL mobile からゲストの来訪通知に応答する
ACALL mobile で来訪通知を受け取り、ゲストへ応答できます。
その他の機能を利用する
メールテンプレート
ゲストや要件に応じて、ゲストへ送付するアポイントコード付きメールのテンプレートを使い分けることができます。
💡補足
事前に設定が必要であるため、管理者にご確認ください。
ゲストブック
ゲストブックにゲスト情報を登録しておくことで、アポイントを作成する際にゲスト情報を都度入力する手間を省けます。
また、ゲストに関するメモや来訪履歴を記録し、社内で共有できます。
定期パス
アポイントを作成して発行されるアポイントコードは、アポイント終了後はご利用いただけません。
日をまたいで一定期間継続して利用できるアポイントコードとして、定期パスを利用できます。
💡補足
定期パスは管理者が作成できます。管理者にご確認ください。
入退館
ゲストの受付の際に、入館証を発行できます。
入館証を使用して入館した場合は、退館処理が必要になります。
受付端末に退館メニューが設定されている場合は、受付端末から退館処理をおこないます。
退館メニューが設定されていない場合は、WorkstyleOS Portal から退館処理をおこないます。
⚠️注意
退館処理をおこなっていない場合、アポイント終了の１時間後に、WorkstyleOS から担当者宛にアラートメールが配信されます。
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